MediaMag.su

Можно с уверенностью сказать, что все мы тратим на электронную почту и мессенджеры, такие как Slack, больше времени, чем хотелось бы. Они всегда запущены, и у нас всегда есть соблазн «быстренько» их просмотреть. Но из-за этого мы отвлекаемся и разрываем промежутки времени, когда могли бы сосредоточенно работать.

Что заставляет задаться вопросом: сколько времени вы тратите на использование средств коммуникации одновременно с выполнением других задач? И насколько плохо это влияет на производительность?

Изучив анонимные данные около 50 тысяч пользователей RescueTime, мы обнаружили повторяющийся сценарий коммуникационной многозадачности, который оказался куда серьезней, чем мы себе представляли.

40% вашего продуктивного рабочего времени тратится на многозадачность

Существует множество исследований, показывающих, что многозадачность вредна для нас. По сути, наука говорит, что многозадачность невозможна. Когда мы пытаемся «делать несколько дел одновременно», мозг просто быстро переключается между разными задачами. Многозадачность не делает нас более эффективными, а наоборот, приводит к снижению производительности и концентрации внимания, а также к повышению уровня стресса.

Однако большинство из нас не воспринимают использование электронной почты или мессенджера как многозадачность.

Мы с радостью оставляем открытым почтовый ящик или Slack на весь день, работая над другими проектами, и не задумываемся об этом. Но это многозадачность.

И что еще хуже, это такая многозадачность, при которой мы постоянно открыты для перерывов. (Вы бы не хотели, чтобы водитель автобуса читал газету, пока везет вас на работу, верно?)

Посмотрев, сколько времени люди тратят на «проверку» электронной почты или мессенджеры, мы обнаружили, что в среднем это 40,1% для работников умственного труда.

Это означает, что почти половина времени, которое вы отводите на продуктивные задачи (будь то написание текстов, разработка программного обеспечения или дизайна), уходит на коммуникационную многозадачность.

Итак, почему это проблема? С одной стороны, мы привыкли отвечать на электронные письма и уведомления как можно быстрее в ущерб другой работе.

В одном из исследований Томас Джексон из Университета Лафборо обнаружил, что 70% полученных писем открываются в течение 6 секунд после получения.

После того, как вы проверили электронную почту, вам потребуется в среднем 64 секунды, чтобы вернуться к тому, что вы делали до этого. Хуже того, другое исследование показало, что если электронное письмо предполагает выполнение каких-либо действий вне почтового ящика, возврат к исходной задаче занимает более 9 минут.

У среднего работника умственного труда в день есть только 1 час 12 минут продуктивного времени, не прерываемого электронной почтой и мгновенными сообщениями.

Что касается общего времени, проведенного без переключения между задачами, наше исследование показало, что у среднего работника умственного труда есть только 1 час и 12 минут в день для полностью сконцентрированной работы.

Это всего один час в день (или всего 6 часов в неделю) без негативных последствий коммуникационной многозадачности.

Несмотря на то, что электронная почта и мгновенные сообщения необходимы в большинстве современных профессий, это число показывает, почему нам так сложно выполнять значимую работу каждый день.

Как коммуникационная многозадачность влияет на производительность

Пожалуй, все согласятся, что не очень хорошо тратить слишком много времени на электронную почту в течение дня. Кстати, когда Глория Марк из Калифорнийского университета в Ирвине изучала влияние электронной почты на стресс и производительность, она обнаружила:

«Чем больше времени мы тратим на электронную почту, тем ниже оцениваемая производительность и тем выше стресс».

Если трата большого количества времени на коммуникационные задачи делает нас более напряженными и менее продуктивными, то как насчет комплексных эффектов многозадачности и постоянного «заглядывания» в мессенджеры?

Мы могли бы привыкнуть к тому, что постоянно перескакиваем от электронной почты к документам Google, Slack или другим инструментам. Но каждый раз, переключая контексты, чтобы выполнить одну задачу, вы разрываете свой рабочий день на части. И это сказывается на концентрации.

В одном исследовании Глория Марк обнаружила, что работники в среднем тратят только 3 минуты на любую заданную задачу, затем отвлекаются примерно на 2 минуты на какой-то цифровой девайс.

Из-за того, что у нас нет долгих непрерывных периодов работы, наш разум быстро отучается концентрироваться и становится более уязвимым к отвлечению внимания.

Мы подвергаем себя ненужному риску

Задумываясь о том, что мешает сфокусированной работе, вы, вероятно, предполагаете, что это какое-то внешнее вмешательство. Тем не менее, Марк объясняет, что мы прерываем себя сами — наравне с внешними источниками.

Постоянно оставляя коммуникационные инструменты открытыми, мы подвергаем себя как внутреннему, так и внешнему влиянию.

Хуже того, Марк обнаружила, что будучи прерванными, мы редко возвращаемся к выполнению поставленной задачи. Вместо этого, по ее данным, мы выполняем в среднем два или более промежуточных действия, которые занимают (в среднем) 23 минуты 15 секунд, прежде чем возвращаемся к начальной задаче.

Теперь подумайте о том, что происходит, когда вы мимоходом просматриваете электронную почту.

Если вам повезет, вы увидите только несколько задач, с которыми вам придется столкнуться в какой-то момент. Однако вы также можете получить сообщение, которое полностью отнимет у вас день и испортит настроение.

Иногда кажется, что мы должны немедленно отвечать на каждое входящее письмо, не так ли? 

Постоянная коммуникационная многозадачность заставляет нас думать, что это — самая важная часть дня.

Жонглирование задачами только затягивает их исполнение

Один из способов измерить последствия многозадачности — это сравнить, сколько времени уходит на выполнение задачи, когда мы не прерываемся, с тем, сколько времени задача отнимает, когда мы пытаемся выполнять несколько задач одновременно.

Неудивительно, что многозадачность замедляет нас. Но исследования по переключению между задачами показывают нечто еще более интересное: чем сложнее задача, тем больше времени теряется.

Другими словами, когда вы работаете в режиме коммуникативной многозадачности — в котором часто требуется время для понимания контекста, определенный уровень осмысления, достаточная сила воли и концентрация, — вы по сути дела тормозите свою производительность.

По словам исследователя Дэвида Мейера, «даже кратковременные умственные сбои, создаваемые переключением между задачами, могут стоить до 40% чьего-либо продуктивного времени».

Коммуникационные инструменты необходимы. Но от вас зависит их правильное использование.

Легко преуменьшить, какое влияние производят открытые коммуникационные инструменты на вашу производительность.

Но, как пишет в Harvard Business Review Дори Кларк, именно природа электронной почты и мгновенных сообщений, а не то, насколько много времени они требуют, делает их такими стрессовыми:

«Принимая решение [открыть электронную почту], важно осознавать негативные последствия и влияние на ваше время».

Наши исследования показывают, что с проблемой коммуникационной многозадачности сталкивается большинство. И так как не существует универсального ответа на вопрос, когда использовать средства коммуникации, только вы сами принимаете решение.

В следующий раз, когда вам захочется «на секунду» заглянуть в электронную почту, задумайтесь об истинной стоимости этого действия.