Месяц: Декабрь 2019

Все мы когда-то ставили неправильные цели в работе и жизни. Возможно, вы хотели овладеть новым навыком, выработать хорошую привычку или начать просыпаться раньше. У вас были благие намерения, вы следовали системе и даже достигли некоторого прогресса.

Но когда через несколько месяцев вы оцениваете, как идут дела, становится ясно, что вы сбились с пути.

Неизбежно, что мы не достигаем абсолютно всех своих целей. И когда это происходит, мы любим обвинять обстоятельства в своих неудачах. Возникла какая-то неожиданная задача. Изменились приоритеты или миссия.

Но чаще всего причина неудачи скрывается в самой цели.

Существует множество советов, как ставить цели, но при этом из виду часто упускаются нюансы. Плохо поставленная цель отправляет вас по неверному пути. В результате возникают препятствия, которые почти гарантируют, что вы не пересечете финишную черту.

Итак, как убедиться, что цели не приведут вас к провалу, прежде чем начать?

Что такое SMART-цели

Давайте начнем с основ. Есть много разных методов постановки эффективных целей. Но один из наиболее популярных называется SMART.

Этот подход, часто приписываемый гуру управления Питеру Друкеру, определяет, что ваши цели должны быть:

• Конкретными (Specific): вы точно знаете, что нужно сделать. Нет никакой двусмысленности или неопределенности в том, как и когда ваша цель будет достигнута.
• Измеримыми (Measurable): у вас есть осмысленный и мотивирующий способ отслеживать прогресс и оценивать результаты. Вы можете узнать, достигли ли вы своей цели на 80%, 100% или вообще не достигли.
• Достижимыми (Achievable): вы не хватаете звезд с неба (если только не думаете, что можете реально это сделать).
• Релевантными (Relevant): вы работаете над тем, что целесообразно, своевременно и тесно связано с вашими навыками и долгосрочными целями. Вы будете мотивированы работать для достижения этой цели.
• С определенными сроками (Time-bound): есть четкие даты начала и окончания работы. (Важно отметить, что SMART наиболее полезны для относительно краткосрочных целей — от одного месяца до года.)

На первый взгляд, SMART — это отличное средство для того, чтобы не попасть впросак с постановкой целей. Например:

• Число или метрика, выбранные поспешно, не задумываясь. Например, сказать, что вы хотите увеличить продажи на 40%, не имея причины, почему это именно тот показатель и цель, которой нужно следовать.
• Приуменьшение важности участия других отделов. Например, заявлять, что вы создадите новую функцию без привлечения команды разработчиков.
• Отсутствие важного шага на этом пути. Например, договориться о четком первом шаге и конечном результате, но не знать, как вы доберетесь из точки А в точку Б.

Однако успешность целей SMART сводится не только к тому, что они говорят. Важно не только то, какая цель поставлена, но и то, какие слова вы используете, чтобы объяснить ее.

Язык целей SMART: как ставить цели, которых вы на самом деле достигнете

Можно использовать систему целей SMART, но все равно не достигать цели, терять мотивацию или отвлекаться. Почему так происходит?

Основная проблема — это язык, который вы используете для описания своей цели.

Язык формирует наши действия. Слова, которые вы используете, чтобы сформулировать свои намерения, могут дать вам фору или полностью перечеркнуть все усилия. Один из самых распространенных примеров — уделять слишком много внимания негативным целям.

Многие из нас ставят цели прекратить что-то делать, но эти негативные цели на самом деле демотивируют нас. Исследования показывают, что негативность заставляет людей избегать проблем.

Чтобы сохранять мотивацию для достижения SMART-целей, важно использовать позитивный язык. Вот несколько конкретных примеров:

1. Замените слово «надо» на форму будущего времени

Художница Эль Луна в своей книге «Между надо и хочу» описывает слово «надо» как не-обязательство. «Надо» — это не то, что запустит ваши цели. Вместо этого будьте конкретны и используйте будущее время.

Например, «К концу недели я должен закончить и отправить закончу и отправлю окончательный дизайн сайта клиенту».

2. Измените слово «скоро» на конкретно обозначенное время

Хотя временные рамки — это важная часть системы SMART, многие люди боятся установить конкретную дату. Но ваши цели теряют силу, если у них нет даты окончания.

Например, «Я отправлю 10 холодных писем потенциальным клиентам в ближайшее время к 16:00 среды».

3. Измените слово «нужно» на «хочу»

Когда вы говорите, что вам нужно что-то сделать, это негативно отражается на цели. Говорить, что вы «хотите» это сделать, — гораздо более позитивный способ сохранять мотивацию. (Это в основном касается личных целей. На рабочем месте бывает много ситуаций, когда что-то делать именно «нужно».)

Например: «Мне нужно Я хочу просыпаться каждое утро в 6:30, чтобы сходить в спортзал перед работой».

4. Заменить слово «бросить» на «перестать»

Даже если ваша цель в том, чтобы изменить поведение, фраза «бросить курить» имеет всевозможные негативные коннотации, которые могут вам помешать. Никто не хочет чувствовать себя слабаком (даже если действительно хочет что-то бросить). Вместо этого говорите, что вы «перестанете» это делать.

Например: «В следующие 3 недели я брошу перестану обедать за рабочим столом и буду устраивать перерыв».

5. Измените слово «никогда» на конкретное действие

Ничто так не отвлекает нас от выполнения задач, как чувство подавленности и стресса. Говоря, что «никогда» больше не будете делать что-то, вы слишком на себя давите и с большей вероятностью сдадитесь или начнете прокрастинировать.

Лучше придумайте действие взамен того, которое вы не хотите «никогда» больше делать.

Например, «Я никогда не буду опаздывать добавлю в график по 15 минут между собраниями, чтобы не опаздывать на утреннюю встречу в понедельник».

Примеры SMART-целей

Препятствия на пути вашей продуктивности — мотивация, прокрастинация, концентрация — в основном носят эмоциональный характер. Тем не менее, мы относимся к рабочим целям так, будто вопрос исключительно в организации.

Нужно выполнить задачу? Найдите для нее время в графике.

Но всем известно, что если мы проводим 8 часов в офисе, это не значит, что мы 8 часов работаем. Правильные цели могут вдохновить нас на то, чтобы эффективнее использовать каждый день.

Вот несколько примеров конкретных целей, которые можно использовать, чтобы оставаться мотивированными и вдохновленными весь день. В каждом из них рабочая цель превращается из расплывчатой идеи в четкую цель с расписанным процессом, сроками и ходом работы.

1. Тратить больше времени на значимую работу

Работник умственного труда в среднем тратит всего 2 часа 48 минут в день на продуктивную работу. Поставить цель более сфокусированно работать в этот ограниченный промежуток поможет успевать больше каждый день.

Плохая цель: «Я хочу уделять каждое утро больше времени работе над моей самой важной задачей».

Неясная цель: «Я хочу уделять 2 часа каждое утро работе над моей самой важной задачей».

SMART-цель: «Каждый день на этой неделе я буду работать над редизайном нашего нового маркетингового сайта с 8:30 до 10:30 без перерыва».

Почему это работает: эта цель не только устанавливает четкие временные рамки и ожидания, но и делает это в позитивном ключе, благодаря чему выглядит реалистично и вам легко оставаться мотивированными. Каждый день вы знаете, что делаете и почему это важно.

2. Построение рабочей сети или списка клиентов

Одна из важных составляющих карьеры — создание сильной сети. Но большинство людей закатывают глаза, когда слышат о нетворкинге. Он еще сложнее дается людям, которые испытывают трудности в общении, особенно с незнакомцами.

Вместо этого установите четкие рамки того, как, когда и где вы собираетесь заниматься построением сети. Это делает процесс намного более управляемым.

Плохая цель: «Я хочу построить самую лучшую профессиональную сеть».

Неясная цель: «Я хочу использовать свои связи в LinkedIn, чтобы больше узнать о карьерных возможностях».

SMART-цель: «Я запланирую 2 часа в четверг днем, чтобы написать 10 людям, с которыми уже связан на LinkedIn, и спросить, найдется ли у них 15 минут, чтобы рассказать о своей карьере и о том, как мне двигаться дальше».

Почему это работает: эта SMART-цель отвечает на все ключевые вопросы — что вы собираетесь делать, когда, какой процесс собираетесь использовать и чего вы от этого ожидаете. Кроме того, все это в позитивном и мотивирующем ключе, что превращает большую дерзкую цель в нечто управляемое.

Вздремнуть среди рабочего дня полезно. Но при этом важно не отправляться «на самое дно сна», считает финский доктор Олли Совиярви, один из авторов книги «Биохакинг». В книге он дает советы, как оптимизировать дневной сон, чтобы он стал лекарством, а не проблемой.

Дневной сон как перезарядка

Испанский сюрреалист Сальвадор Дали обожал вздремнуть днем в кресле. Он сжимал в руке ложку и держал ее над жестяной тарелкой. Когда он начинал клевать носом, ложка падала на тарелку и будила его. Короткий дневной сон был для Дали чем-то вроде перезарядки.

Секрет эффективности короткого дневного сна — не давать себе «провалиться» дальше фаз N1 и N2 (фазы поверхностного сна — прим.ред.). Перезарядка должна длиться от силы 20 минут. Более продолжительный дневной сон часто вызывает вялость, разбитость, головокружение и даже тошноту. Это явление называется инерцией сна и повышает выработку аденозина. Если хотите отоспаться или повысить обучаемость, просто поспите чуть дольше. В этом случае лучше всего планировать дневной сон так, чтобы он длился полный цикл, то есть около 90 минут. Лучшее время для сна — примерно через 6–8 часов после пробуждения, во время циркадного спада алертности и максимальной предрасположенности ко сну.

Исследования показывают, что короткий сон может улучшить память и восстановить работоспособность, сниженную вследствие сенсорной перегрузки. В сомнологической лаборатории Университета Лафборо обнаружили, что короткий сон (менее 15 минут) на 8% снизил количество ошибок во время теста на вождение в монотонной обстановке. Испытуемые, принявшие 200 мг кофеина перед коротким сном, допустили во время того же теста на 34% меньше ошибок.

Кофеин в сочетании с коротким сном — эффективная комбинация. Кофеин начинает действовать через 20–45 минут. Чашка кофе, выпитая перед сном, начнет действовать уже после пробуждения и, следовательно, не повредит сну.

Оптимизация короткого дневного сна

Не употребляйте кофеин и другие стимуляторы за 1–4 часа до сна.

Выпейте чашку кофе или примите 200 мг кофеина непосредственно перед сном.

Поставьте будильник на 20 минут или на 90 минут (в случае, если вы не пили кофе).

Прикройте глаза маской для сна, чтобы вам не мешал свет.

Если вокруг вас шумно, возьмите беруши или поэкспериментируйте с белым шумом в наушниках.

Дышите глубоко и спокойно. Притворитесь, будто уже спите.

Попробуйте вздремнуть на массажном коврике — для выброса эндорфинов и окситоцина, а также для улучшения кровообращения.

«Общеизвестно, что работа заполняет все отпущенное на нее время». Британский историк военно-морского флота и автор Сирил Норткот Паркинсон написал эту строку для эссе в The Economist в 1955 году, но эта концепция, известная как «закон Паркинсона», существует и поныне.

Я думаю об этом каждый раз, когда мне нужно что-то сделать к определенному сроку. Сколько времени мне понадобится, чтобы написать рассказ, в целом будет зависеть от того, когда крайний срок и сколько у меня времени. В своем несколько сатирическом эссе Паркинсон использует пример пожилой женщины, пишущей открытку племяннице. Поскольку у нее нет никаких других дел, эта простая задача занимает весь день.

Видимо, я не единственная, для кого это утверждение звучит правдоподобно. «Закон Паркинсона» обрел собственную жизнь, послужив основой еще нескольких очерков и книги и став предметом публичных лекций по всему миру.

Но менее известно, что первоначально Паркинсон нацеливался не на пожилых леди, пишущих письма, или журналистов вроде меня, а на неэффективность другого рода — бюрократизацию гражданской службы Великобритании. В своем первом эссе он указывал, что хотя в период с 1914 по 1928 год количество военных кораблей сократилось на две трети, а численность персонала — на треть, число чиновников по-прежнему увеличивалось почти на 6% в год. Было меньше работы и меньше людей, которыми нужно было руководить, — но количество управленцев все равно росло, и Паркинсон утверждал, что это не было связано с оперативными потребностями флота.

Получить больше подчиненных, создать больше работы

Стефан Тернер, профессор наук о сложных системах в Медицинском университете Вены, — один из тех ученых, которые серьезно изучали закон Паркинсона. По словам Тернера, он заинтересовался этой концепцией, когда медицинский факультет Венского университета в 2004 году стал независимым университетом, а через пару лет количество сотрудников выросло с 15 до 100 человек, хотя число ученых осталось примерно таким же. «Я хотел понять, что происходит, и почему мое бюрократическое бремя не уменьшилось, а наоборот, увеличилось», — говорит он.

Примерно в то же время он случайно прочитал книгу Паркинсона и загорелся мыслью превратить ее в математическую модель, которой можно манипулировать и испытывать. Его соавторами стали Питер Климек и Рудольф Ханель. «Паркинсон утверждал, что если темп роста любого административного органа составляет 6%, то любая компания рано или поздно умрет. Основой их рабочей силы будет бюрократия, а не производственный персонал».

Паркинсон указал на два критических элемента, которые приводят к бюрократизации: то, что он назвал законом умножения подчиненных, то есть тенденция руководителей нанимать двух или более подчиненных, чтобы ни один из них не находился в прямой конкуренции с самим руководителем, и тот факт, что бюрократы создают работу для других бюрократов.

Тернер говорит, что компании обычно начинают с плоской иерархии, возможно, с двумя инженерами. По мере роста компании они нанимают помощников, которые затем получают повышение и нанимают своих собственных подчиненных. «Пирамида начинает расти. Добавляются искусственные слои, которые не имеют никакой цели, кроме введения иерархии, помогающей продвигать людей, чтобы доставлять им удовольствие и поддерживать их мотивацию. Когда пирамида становится очень большой и дорогой, она может съесть всю прибыль компании. Если на этом этапе бюрократический орган не будет резко сокращен, компания умрет».

Тернер также рассмотрел проявления неэффективности в оригинальном контексте Паркинсона: среди правительств. В другом исследовании он и его коллеги изучили размеры кабинетов почти 200 стран. Они обнаружили, что размер кабинета отрицательно коррелировал с эффективностью правительства, политической стабильностью, правом голоса и подотчетностью, измеряемых Всемирным банком, и ожидаемой продолжительностью жизни, знаний и уровнем жизни по данным ООН.

Чтобы проверить, как размер группы влияет на ее способность принимать решения, они создали сетевую модель информационных потоков и обнаружили, что существенное изменение происходит, когда группа вырастает до 20 человек. «После 20 люди начинают совсем иначе строить коалиции. Начинают формироваться небольшие группы, они блокируют друг друга, что объясняет, почему чрезвычайно сложно принимать единодушные решения, когда кабинеты велики».

Помогают ли «угрожающие» дедлайны не тянуть кота за хвост?

Если более широкие замечания Паркинсона о бюрократии все еще актуальны сегодня, то что можно сказать о его первоначальном замысле? Есть ли доля правды в том, что без строгих временных ограничений мы тратим время впустую и работам дольше?

Исследования, проведенные в течение десятилетий после того, как Паркинсон написал свое эссе, показали, что в нем есть определенный смысл. В 1960-х годах исследователи показали, что когда субъектам «случайно» дают дополнительное время для выполнения задачи, она отнимает больше времени. В другой серии исследований 1999 года испытуемым было предложено оценить четыре комплекта фотографий. Когда им сказали, что четвертый комплект отменяется, они потратили больше времени на «размышления» над третьим, а не просто быстрее завершили задачу. Исследователи также обнаружили, что дополнительное время, затрачиваемое на задание — в данном случае подсчет количества букв во фразе, — не привело к повышению точности или способности вспомнить пары слов во время неожиданного теста впоследствии.

Значит ли это, что я как писатель должна устанавливать дедлайны раньше или ограничивать работу над каждой историей? В целом нужно ли вводить более жесткие временные рамки для повышения производительности?

У людей ограниченная способность к запоминанию и сохранению внимания, это своего рода умственная пропускная способность, считает профессор Принстонского университета Эльдар Шафир, автор книги «Недостаток», которая рассматривает психологию обладания меньшим, чем нам нужно, и то, как это влияет на наше поведение. «Поскольку наши способности к концентрации внимания ограничены, в повседневной жизни мы разделяем внимание, как только можем», — говорит он. Но иногда, по необходимости, нам приходится взять себя в руки и поработать, засучив рукава.

В книге он и его соавтор Сендхил Муллайнатан рассказывают о том, как сосредоточиться на проекте за счет других вещей. «Дедлайн — это как надвигающийся шторм или грузовик за углом. Он выглядит угрожающе и неизбежно приближается, поэтому вы сильно сосредоточены на задаче». И вы вполне можете выполнить работу отлично, но проблема в том, что все остальное перемещается на периферию. «Если вы так сильно концентрируетесь на большом проекте, то можете забыть забрать ребенка из школы, поздравить маму с днем рождения, накормить собаку и т.д. Это цена, которую вы платите за успех, достигнутый благодаря концентрации».

Стремление достичь чего-либо за слишком короткое время также может иметь недостатки, особенно если дедлайн установлен кем-то другим. «Если ваш дедлайн слишком короток, вы паникуете и жертвуете другими вещами и, возможно, работаете неэффективно. В любом случае дела могут пойти плохо», — говорит он.

«Люди любят говорить, что если бы не последняя минута, ничего не было бы сделано. Но исследования показывают, что производительность труда людей не линейна, — говорит профессор Школы бизнеса Эклс Университета Юты Элизабет Тенни, которая писала о нехватке времени и производительности. — Когда люди берутся за задание, они сначала прикладывают много усилий. В какой-то момент отдача от дополнительных усилий начинает снижаться. Чтобы оптимизировать производительность, нужно довести до максимума положительный эффект, свести к минимуму затраты и найти переломный момент, когда пора закругляться».

Это не обязательно означает, что нужно использовать все имеющееся время и работать вплоть до дедлайна, говорит она. «Остановите себя, а не возитесь бесконечно».

Так что насчет гипотетической пожилой женщины из эссе Паркинсона, пишущей письма? Если бы она поставила себе более сжатые сроки, то, вероятно, закончила бы быстрее. Но так как ей все равно нечем было заняться целый день, она закончила как раз вовремя.

Я — коуч по управлению временем, но на прошлой неделе я пропустила ту самую сессию планирования, которую я рекомендую своим клиентам проводить каждую неделю. Я уверяла себя, что все будет в порядке и от одного раза ничего не случится. Но все пошло наперекосяк. Всю следующую неделю я не знала, что будет дальше, волновалась, что не готова, независимо от того, что меня ожидало, и за 30 минут до презентации мне пришлось нестись в магазин, чтобы купить эту штуковину для присоединения Mac к проектору. Я поняла, насколько более спокойной делают мою жизнь еженедельные сеансы планирования.

Их пропуск не стоит недели неуверенности, стресса и судорожных попыток сделать что-то в последнюю минуту. Поэтому сейчас я хочу пропеть новую оду еженедельным сессиям планирования. И я хочу, чтобы вы тоже познали пользу, которую они несут.

Вы можете отвергнуть идею сессий планирования, отчасти потому, что не знаете, как проводить их эффективно. Не волнуйтесь: я шаг за шагом расскажу, что делаю я и мои клиенты. Конечно, этот шаблон, возможно, нужно будет адаптировать в зависимости от ваших обстоятельств, целей и приоритетов, но он послужит хорошей отправной точкой.

Шаг 1: Проясните свои насущные задачи

Начните с обзора задач прошлой недели — рабочих и личных. Спросите себя, есть ли дела, с которыми вы не смогли справиться или которыми нужно заняться дополнительно? Если ответ «да» (и это займет у вас менее двух минут), сделайте это здесь и сейчас. Если потребуется больше времени, запланируйте это в календаре, чтобы сделать позже.

Затем перенесите в календарь все задачи/дедлайны из электронной почты и заметок. Заархивируйте или выбросите заметки и электронную почту. Распределите время на любые другие задачи, которые вы можете придумать на следующую неделю или на будущее. Просмотрите кейсы, списки клиентов, проекты. Проделайте то же самое с личными делами, принимая во внимание каждого члена семьи, хобби, организации, с которыми вы связаны, и домашних животных, если они у вас есть. Не забудьте выделить время для своих любимых занятий, будь то чтение конкретной книги, походы, посещение нового ресторана, прогулка или просто размышления.

Шаг 2: Проясните программу действий, чтобы все это реализовать

Теперь, когда все, что вам нужно и что вы хотите сделать, есть в вашем календаре, подумайте про следующие две недели. Рассмотрите следующие вопросы:

• Можно ли что-то сократить, отложить или делегировать?
• Разбил(а) ли я задачи/дедлайны на крошечные временные блоки, чтобы соблюсти сроки (с пространством для маневра)? Если нет, сделайте это.
• Готов(а) ли я ко всем встречам или мне нужно запланировать время для подготовки?
• Хочу ли я что-нибудь передвинуть, чтобы сбалансировать рабочую нагрузку или сделать течение жизни более плавным (например, даст ли мне передышку перенос встречи на 15 минут?)
• Учел(ла) ли я все обязательства, связанные с уходом за детьми?

Я рекомендую делать это в пятницу около 2 часов дня, когда интеллектуальный и творческий потенциал мозга еще на максимуме, хотя, конечно, у вас могут быть другие предпочтения. Если через несколько недель вам придется перенести сеанс планирования, сделайте это! Просто выделите для него другое время в своем календаре.

Еженедельный анализ + превью = кардинальные перемены

Когда я стала делать это в пятницу днем, я обнаружила следующее:

Во-первых, я ухожу на выходные, зная, что все под контролем, и в результате могу полностью наслаждаться приятными занятиями, которые запланировала. Я менее напряжена, когда у меня есть план — я доверяю себе, что все это будет сделано.

Во-вторых, я могу увидеть в своем расписании потенциальные конфликты или авралы последних минут, прежде чем они произойдут, и могу строить планы так, чтобы их избежать. Если бы я не пропустила свою сессию планирования в пятницу, мне не пришлось бы в последнюю минуту мчаться в Best Buy.

В-третьих, планирование позволяет мне заранее видеть, сколько у меня будет свободного времени. Я могу запланировать какие-то развлекательные мероприятия, которые дадут мне энергию или направят в определенное русло. Вам нужно время, чтобы взять подработку или поискать новую работу? Хотите снова читать романы? Изучить тропинки в окрестностях? Нужно выделить на все это время. Если вы не включаете эти занятия в расписание, то найти для них время будет крайне трудно.

Итак, прямо сейчас запланируйте 1,5 часа в ближайшую пятницу, чтобы спланировать свою неделю. Это может занять немного больше времени, чем вы ожидаете, но если вы будете придерживаться этого шаблона, то справитесь быстрее (вероятно, за 45-60 минут).

Придерживайтесь этого подхода шесть недель. Почувствуйте преимущества. А если не верите, что оно того стоит, проделайте это в течение нескольких недель, затем пропустите неделю и посмотрите, каково это. Даже коучи по тайм-менеджменту нуждаются в подобной встряске время от времени.