Месяц: Ноябрь 2019

Многие из нас перенапряжены, слишком заняты, перегружены работой. Это приводит к истощению, плохому самочувствию, ухудшению привычек, депрессии, выгоранию, несчастью. Перегрузка и переутомление — это не рецепт успеха или счастья.

Есть ряд факторов, которые приводят к переутомлению, но вот наиболее распространенные:

• Ваша должность подразумевает слишком много работы, и у вас мало контроля над расписанием или рабочей нагрузкой.
• Вам приходится работать на нескольких работах, чтобы заработать на жизнь, и вы не в силах это изменить.
• Вы слишком много на себя взваливаете, и выглядит так, будто вы работаете постоянно, но этого вам кажется недостаточно.
• Вы всегда на связи, всегда отвечаете на сообщения, всегда проверяете электронную почту, всегда делаете тысячу задач. Всегда в стрессе и перегружены.

Первые две проблемы трудно решить, потому что вы не в силах это контролировать. О том, как найти противоядие от них, мы и поговорим.

Противоядие 1: Структурные изменения

Если работа вас переутомляет, или вы работаете на двух или более работах… это не очень хорошо. Вы перегружены работой и движетесь к катастрофе.

Вам нужно внести структурные изменения.

Вот несколько идей для структурных изменений:

• Будьте более сфокусированными и эффективными и выполняйте свою работу за меньшее время. (Смотрите следующий раздел.) Это позволяет выполнять то же количество работы, но не тратить на это так много времени.
• Уменьшите свою рабочую нагрузку. Если вы можете это сделать самостоятельно, найдите способ отказаться от менее важных задач и сосредоточиться на более приоритетных. (Опять же, смотрите следующий раздел.) Если вы не контролируете свою рабочую нагрузку, следует поговорить с руководством. Вы не можете этого выдержать, и начальство, скорее всего, не захочет вас потерять. Скажите руководителям, что вы будете более эффективными и сфокусированными, работая над высокоприоритетными задачами, — но ваше рабочее время нужно несколько сократить. Попросите их снять с вас менее важные задачи.
• Если вы работаете на двух или более работах, найдите сторонний заработок, который приносит больше дохода в час, чем ваши текущие рабочие места. Да, я верю, что это возможно (для большинства людей). Уделяйте этому занятию больше времени, а другим — меньше.
• Установите границы — поговорите со своим руководителем и скажите, что не можете выдержать столько рабочих часов. Договоритесь, сколько именно часов вы работаете, а также в какие часы вы можете отвечать на сообщения (чтобы можно было сосредоточиться и сделать больше). Большинство людей такие разговоры страшно пугают, но это не так страшно, как выгорание, поверьте мне.
• Смените работу.

Противоядие 2: Концентрация

Поначалу эти советы могут показаться противоречивыми. Но я говорю не о том, чтобы работать усерднее, а о том, чтобы работать с большей эффективностью и сосредоточенностью. Так вы сможете оказывать большее влияние, выполняя меньше задач. Моя первая книга «Сила простых вещей» была посвящена именно этой идее.

Обратите внимание, что я также не предлагаю вам работать столько же часов, как раньше, но при этом работать эффективнее и выполнять больше дел. Нет. Вы будете работать меньше, отбросив лишнее и прекратив постоянно работать.

Это позволит вам восстановиться. Эффективные работники понимают, что периоды отдыха и восстановления так же важны, как и периоды работы (либо так — либо выгорание).

Чтобы применить этот антидот, нужно предпринять два основных шага:

• Повысить сосредоточенность и эффективность.
• Делать меньше, используя освободившееся время для восстановления ваших внутренних ресурсов.

Сосредоточенность и эффективность

Я написал книгу (и учебную программу) за 4-5 дней, концентрируясь на самой важной задаче каждый день (написание). Я запускаю курсы и программы, провожу семинары и многое другое — все благодаря большей сосредоточенности и эффективности, чем раньше. Самые эффективные люди мира делают по сути то же самое.

Так как же это работает? Довольно просто:

1. Нацеленность на наиболее важные задачи. В этом нет ничего нового — я писал об этом более десяти лет назад в книге «Сила простых вещей», Тим Феррисс писал об этом в книге «4-часовая рабочая неделя», а недавно я снова прочитал об этом в книге под названием «Начни с главного». Этот подход также часто называют принципом Парето: 20% ваших задач приносят 80% результатов (эти цифры скорее для ориентира, конечно). Так что выберите 20% высокоэффективных задач, а затем 20% из них, 20% — из оставшихся, пока не останется 1-3 задачи. Сделайте это, как только закончите читать этот пост: какие 1-3 самые важные задачи в вашем списке?
2. Сосредоточьтесь только на одной самой важной задаче. Даже если у вас есть 3 самых важные задачи… сосредоточьтесь только на одной. Одна вещь, которая принесет вам сегодня максимальные результаты, окажет наибольшее влияние на вашу карьеру, долгосрочные цели и т.д. Отложите пока другие важные задачи, и пусть эта «одна задача» будет вашей Вселенной. Будьте абсолютно сосредоточены на ней, отрешившись от всего остального в вашем мире. Особенно от интернета и телефона.
3. Выделите время для этой задачи и для других вещей, которые нужно сделать. Если «одна задача» достаточно важна, чтобы сфокусироваться на ней, то нужно выделить для нее время — отметьте 3-4 часа в своем календаре. Выделите час на две другие самые важные задачи. Затем распределите время между другими пунктами, которые нужно выполнить сегодня, включая административные дела, такие как электронная почта и сообщения.

Если вы сможете сосредоточиться на самых важных задачах, то не будет необходимости работать так же много. У вас будет более чем достаточно времени для важных вещей.

Менее важные задачи будут накапливаться. Это неизбежно. Вы не сможете сделать все. Вы делаете только то, что имеет значение.

При таком подходе идея сделать очень много за очень короткое время переворачивается с ног на голову. У вас достаточно времени. Вы просто используете его более эффективно, работая по приоритетам.

Восполнение внутренних ресурсов

Выделять время на отдых и восполнение ресурсов неестественно для большинства людей, особенно в нашем обществе. В нашем мире всегда нужно делать все больше и больше. Всегда быть на связи. Все время.

Как часто вы тратите час или два на прогулку, а не на чтение или прослушивание чего-либо полезного? Как часто вы бываете в тишине и находите время на созерцание? Находите пространство для себя и возможность вздохнуть?

Мы не ценим это, но это крайне важно. Без этого мы не можем хорошо функционировать.

1. Выделите время для восполнения ресурса. Так же, как вы бронируете время на выполнение важных задач, нужно выделить время для восстановления. Во сколько вы выключите устройства? (Подсказка: как минимум за час до сна.) Во сколько вы ляжете спать? Большинство людей слишком мало спят, потому что привязаны к устройствам, но это влияет на их сон и весь следующий день. В какое время вы отложите работу и отправитесь погулять, займетесь спортом или медитацией или просто найдете какое-нибудь тихое место? Вы выделяете время для тишины по утрам? Отметьте его в календаре и реализуйте это.
2. Делайте это, отложив все остальное. Когда у вас появляется желание проверить сообщения, электронную почту, новости, блоги, веб-сайты, социальные сети… не делайте этого. Откажитесь от всего этого. Если вам нужно проверить сообщения и электронную почту, выделите для этого время в расписании. Если вам нужно просмотреть социальные сети, делайте это только раз в день. Вам нужно сказать «нет» привычке всегда быть на связи, если вы хотите быть сосредоточенными и результативными, а также находить время для отдыха. Либо постоянно на связи, либо целенаправленный, эффективный, спокойный график.
3. Создайте мантру: этот момент — огромный подарок. Выделив пространство для себя, поначалу вы будете себя чувствовать не слишком хорошо — вам захочется залезть в какое-то приложение, сделать больше, вы будете чувствовать вину за то, что не работаете, и вы не будете жить моментом. Это потому, что ваш разум натренирован не ценить время отдыха, не ценить момент. Он натренирован делать все больше и больше, потому что так вы всегда действовали. Но это не дело. Поэтому создайте мантру, которая заставляет вас ценить это пространство. Видеть в нем подарок. Прочувствовать, что этого момента достаточно. Научитесь находить приятное в моментах, которые вы создаете, находясь «вне зоны доступа». В нерабочее время. Проживая эти моменты со своими близкими, с самими собой. Двигаясь, выходя на улицу, проявляя активность.

Только когда вы реализуете эти изменения, у вас наконец появится противоядие от переутомления. Вы справитесь.

Так что же делают руководители?

Руководитель, у которого 8 тысяч непрямых подчиненных и 2 тысячи часов работы в год, может позволить себе потратить максимум 15 минут в год на человека в своей организации… даже если он не делает ничего другого. Эта работа кажется невозможной. Как он может принимать важные решения в такой большой компании? Он же всегда будет наименее информированным человеком в аудитории, независимо от темы.

Если вы знаете меня, то понимаете, что я задавал себе этот вопрос очень долгое время.

К счастью, кто-то прислал мне ссылку на замечательную книгу Энди Гроува «Высокоэффективный менеджмент». Среди прочего, он отвечает на этот ключевой вопрос! И что обидно, он ответил на этот вопрос еще в 1980-х.

Перефразируя книгу, задача руководителя состоит в том, чтобы определять и внедрять культуру и ценности всей организации и ратифицировать правильные решения.

Вот и все.

Не принимать решения. Не разрубать гордиев узел. Не определять стратегию. Не быть экспертом по всем вопросам. Просто сидеть в комнате, пока правильные люди принимают правильные решения в соответствии со своими ценностями. И если они справляются, одобрять это. А если нет, направлять, чтобы они попытались снова.

Для этого даже есть алгоритм. Он кажется изумительно простым.

При появлении любых противоречий определите по одному ответственному с каждой стороны. Затем определите руководителя в корпоративной иерархии, которому подчиняются оба (в крайнем случае это может быть генеральный директор). Назначьте встречу для них троих. На встрече две стороны представят одно правильное решение, о котором они договорились. Руководителю останется только выслушать и ратифицировать его.

Но… подождите. Если решение уже принято до собрания, зачем нам собственно собрание? Потому что правильное решение не было бы принято, не будь эта встреча назначена. Участие руководства придает формальное значение важному решению. Руководитель несет ответственность за несогласие двух сторон: они должны прийти к решению, которое подходит не им, а идет на пользу компании. Они не могут пользоваться своим положением. Они не могут обманывать. Им нужно представить свое решение человеку, который одинаково переживает об обеих группах. И им нужно хорошо выглядеть, потому что этот человек — их босс! Это заставляет людей делать правильные вещи.

(Примечание: у этого есть параллели со странными формальными структурами, например, в канадском парламенте, где теоретически все решения должны быть ратифицированы, казалось бы, бессильным генерал-губернатором, который представляет королеву, просто всегда все ратифицируя. Теория заключается в том, что если решения плохие, то их не одобрят, а значит, нет смысла и предлагать их, и поэтому все предложенные решения заслуживают ратификации. Очевидно, что теория здесь не соответствует практике, потому что плохие решения тоже, бывает, ратифицируются, но думать так все равно приятно.)

Провальные сценарии

Что происходит, если руководитель не следует этой модели? Что-то, что мы все уже видели раньше, в зависимости от того, что делает руководитель вместо этого.

• Если генеральный директор принимает свои собственные решения и вынуждает им подчиняться: у него недостаточно информации для принятия правильных решений в деталях, поэтому решение не будет оптимальным. И люди, подчиняющиеся ему, не поддержат его. Некоторые начнут нашептывать руководителю что-то, чтобы склонить его в ту или иную сторону. Это поощряет подхалимаж.
• Если руководитель решает не участвовать в конфликтах, которые «недостаточно важны»: начинаются игры за политическую власть. Тот, кто сможет пробить себе дорогу, победит, уничтожив командный дух. Или половина людей будет делать одно, а половина — другое, и компания потеряет фокус.
• Если руководитель идет на эскалацию, пытаясь принять окончательное решение: принимаются неоптимальные решения, потому что руководитель среди этих трех человек наименее квалифицирован для принятия решения. Вы можете подумать, что в этом нет ничего страшного, если решение все равно не очень важное. Частично это так. Но косвенные последствия катастрофичны: это позволяет двум сотрудникам снять с себя ответственность. Им не нужно напоминать себе, что хорошо для компании, потому что вы сделали это за них. Это позволяет им быть эгоистичными. Способствует появлению разногласий. Это оставляет недовольной по крайней мере одну сторону. 
• Если руководство привлекает больше людей для обсуждения вопроса: это то, что должны были и так уже сделать два руководителя или сотрудника. Если они этого не сделали, они не справляются со своей работой, и им нужно научиться делать это лучше. На первом этапе руководитель отправляет им сообщение: «Вернитесь к работе. Включите дополнительных людей/группы в свое решение. Возвращайтесь, когда тщательно его продумаете». Если это повторится, люди должны быть уволены, потому что они плохо принимают решения.

Обеспечение культуры и ценностей

Согласно книге, которая приводит довольно убедительные аргументы, вторая обязанность руководителя — добиться, чтобы соблюдались ценности компании.

Что это означает? Это означает, что если кто-то в компании действует «неправильно» — ведет себя неэтично, не следует описанному выше алгоритму разрешения конфликтов, ведет политические игры, — его нужно исправить или уволить. Каждый руководитель несет ответственность за соблюдение политики на всем протяжении цепочки, в обратном порядке. И генеральный директор несет ответственность за всех. Вы должны быстро разделаться с нарушителями ценностей компании, потому что нарушители опасны. Люди, которые не разделяют ваши ценности, будут нанимать еще больше людей, не разделяющих ваши ценности. Так все и покатится по наклонной.

Реальные ценности — это не то, о чем вы говорите, а то, что вы делаете в трудные времена. Это те ценности, которые наиболее заметны при важных противоречивых решениях. Руководитель, одобряющий решение, должен оценить его в соответствии с набором ценностей организации. Понимают ли оба ответственных лидера общие ценности? Соответствует ли решение нашим ценностям? Если нет, скажите им об этом прямо и отправьте обратно, чтобы попытались снова.

Как насчет стратегии?

Одно из утверждений книги, которое поначалу шокировало меня, заключалось в том, что в большой организации руководители не определяют стратегию. Даже генеральный директор. Почему? Потому что это иллюзия — верить, что вы можете навязать кому-то стратегию. Сотрудники, включая руководителей, которые вам подчиняются, в первую очередь следуют ценностям компании. (Если они этого не делают, вы их увольняете, как сказано выше.) Конечно, они люди, поэтому будут присматривать за собой, своими друзьями и другими людьми в организации.

Возможно, одна из ваших организационных ценностей — «делать то, что говорит босс». Вы можете так постановить. Это работает. Предположительно, у военных так (хотя у меня нет опыта работы с военными). Но административно-командная система не очень эффективна для работников умственного труда: фундаментальная проблема заключается в том, что в любой конкретной ситуации люди внизу иерархии знают о ней больше, чем люди сверху.

Если люди снизу не могут договориться, что делать, то отлично! Вот почему у нас есть иерархия. Используйте алгоритм, описанный выше, пока ответ не станет очевидным.

Но если человек на вершине пытается «выстроить стратегию» путем принятия текущих решений, эти решения будут основаны на недостаточных фактах, потому что просто слишком много фактов для одного человека. Если ваши решения должны основываться на фактах, они будут хуже, чем у ваших подчиненных. Вот что страшно.

И что тогда? Компания просто дрейфует в пустоте, без стратегии?

Не совсем. Все сложнее. Что нужно сделать руководителям, так это придумать организационные ценности, которые косвенным образом приводят к желаемой стратегии.

Если ваша компания создает виджеты, а одна из ваших ценностей — удовлетворенность клиентов, вы, вероятно, в итоге получите лучшие виджеты, подходящие для ваших существующих клиентов. Если одна из ваших ценностей — экологичность, ваши фабрики виджетов, вероятно, будут меньше загрязнять окружающую среду, но стоить они будут дороже. Если одна из ваших ценностей состоит в создании инструментов, которые работают быстрее и плавнее, ваши сотрудники, вероятно, будут меньше выпускать раздутые приложения, и вы, вероятно, нанимали бы других сотрудников, если бы в ваши ценности входило быстрое масштабирование и завоевание большинства клиентов в кратчайшие сроки.

Почему сотрудники примут любые странные организационные ценности, которые вы устанавливаете? Потому что на каждой встрече вы настаиваете на своих ценностях. И вы увольняете людей, которые не вписываются в общую картину. Рекурсивно это означает, что руководители ниже рангом делают то же самое, потому что это сама по себе — одна из ценностей, которые вы демонстрируете.

Если отчего-то невозможно нанять людей, которые согласны с вашими ценностями, вы можете создать организацию, которая будет соответствовать им. Может получиться ужасная организация, которая разрушает ваш бизнес, но тогда… что ж, эти ценности были не лучшим выбором.

Я не могу поверить, что никто не сказал мне это раньше. Все так просто, и все это было написано уже в 1980-е.

Эпилог: небольшие компании

Почти ничего из этого не относится к маленьким компаниям. Они настолько малы, что у основателей и генерального директора есть шанс действительно разобраться в проблеме, а значит, им еще не нужно делегировать решения. Кроме того, в небольшой компании стратегия и ценности, как правило, еще недостаточно четко определены, поэтому основная цель — постепенно их обнаружить. Вы учитесь на ошибках и совершенствуетесь вместе до тех пор, пока стратегия (и, следовательно, ценности, которые ее составляют) не прояснятся.

Но в небольшой компании важно понимать, как работают большие компании, потому что ваши ценности начинают утверждаться довольно рано, еще когда вы выбираете соучредителей и инвесторов и нанимаете первых сотрудников. Позже бывает трудно изменить ценности, потому что для этого обычно нужно кого-то уволить. Таким образом, вы должны задуматься о них с самого начала. Впрочем, детали не стоит высекать в камне в первый же день.

Второй эпилог: основные стратегические изменения

Все это — одна из причин, почему, если необходимы серьезные стратегические изменения, часто меняют руководителя — возможно, даже генерального директора. Или, наоборот, если меняют генерального директора, то зачастую получают серьезные стратегические изменения, нравится вам это или нет. Генеральный директор устанавливает ценности, а ценности определяют стратегию.

Ценности компании текут сверху вниз. Их очень трудно изменить, и это очень болезненно. Изменяя ценности компании, вы можете обнаружить, что сотрудники, которым нравились старые ценности, больше не хотят тут работать, и это правильно. (Это происходит, даже если новые ценности «лучше» в ваших любимых аспектах.)

Если ваша старая стратегия терпит неудачу, вы не можете исправить компанию, просто провозгласив новую стратегию. Это делается путем провозглашения и последующего применения новых ценностей. Это очень расстроит многих людей. (Если вы делаете это слишком часто, вы заслуживаете то, что получаете.)

Изменения стратегии в большой компании настолько рискованны еще и потому, что люди наверху на самом деле мало знают о том, что происходит. Они смотрят на мир с высоты птичьего полета, и представление о деталях у них весьма ограниченное. Изменения стратегии и, следовательно, изменения ценностей и, следовательно, смена руководителей обычно имеют самые неожиданные последствия. Вы делаете это потому, что должны, потому что старая стратегия не работает, а не потому, что вам этого хочется. Вы все ставите на кон.

Мне бы хотелось, чтобы больше руководителей честно говорили об этом. «Наша старая стратегия не работала, потому что наши старые ценности не работали. Вот новая стратегия и новые ценности. Это будет болезненно».

Вместо этого вы обычно получаете деликатное «переформулирование» или «сглаживание» корпоративных ценностей, и возможно, какой-то шепоток о том, что старые ценности были не очень хорошими, и, возможно, новые ценности были нашими реальными ценностями с самого начала.

Или, что хуже всего, руководители сбиваются с пути и вообще прекращают демонстрировать какую-либо систему ценностей. И затем система ценностей возвращается к стандартному: политические игры и удар в спину. Меня бы это не беспокоило, если бы не было так безнадежно неэффективно.

Третий эпилог: правительства

Политика в государстве плоха, если мы не соблюдаем наши ценности, увольняя людей, которые их не принимают.

В демократии это сложно, потому что ценности в первую очередь согласуются в общественном мнении, а не выбираются сверху. Вот почему пропаганда настолько сильна: она меняет наши ценности, а это меняют, кого и что мы терпим.

Четвертый эпилог: компромиссы

Кстати, полезные организационные ценности приходят в виде компромиссов: отказ от одной приятной вещи в обмен на другую приятную вещь. Невыразительные ценности, такие как «уважать своих коллег», на самом деле не ценности, потому что никто никогда не выберет такую ценность, как «не уважайте коллег». Уважение к коллегам — это просто вежливость. К тому времени, как вы это запишете, вы уже опоздали. Зафиксируйте это в своей кадровой политике где-нибудь не слишком высоко.

Настоящая ценность — это что-то вроде «говорить правду, даже когда она ранит». Или «выпускать программное обеспечение по расписанию, даже если в нем есть ошибки». И в обоих случаях вполне можно представить себе, что оправдана будет противоположная ценность.