Несколько недель назад, когда мне нужно было отправиться в поездку, я, как и многие, планировала поработать во время путешествия. Мне удалось приехать в аэропорт задолго до вылета, чтобы воспользоваться этим временем. Однако, к моему разочарованию, в этом аэропорту (в отличие от других, из которых я вылетала) практически не было места для работы, не было ровных поверхностей и ничего, что позволило бы мне разложить бумаги вокруг ноутбука. Я почти ничего не успела сделать. Оглядываясь назад, я понимаю, что следовало внимательнее подумать о различиях между аэропортами, но это просто не пришло в голову, и мой план не предусматривал других способов достижения желаемого.
Легко найти и другие примеры того, как планы идут наперекосяк. Вы можете запланировать полчаса на уборку холодильника, машины или комнаты, а обнаружить, что придется заниматься всевозможной уборкой и перестановкой, которых вы не ожидали. Вы можете составить сложное меню для званого ужина, а потом понять, что приготовление основного блюда займет гораздо больше времени, чем предполагалось. Вы можете запланировать начать с самой сложной части проекта, а потом понять, что не знаете, с чего начать. И очень часто мы планируем так, будто каждый день будет нашим лучшим днем. Мы планируем так, будто мы — не склонны к прокрастинации, полны энергии, с острым умом. А когда приходит время, оказывается, что мы просто обычные, доброжелательные, но несовершенные люди.
«Несостоявшееся планирование означает планирование несостоятельности», — гласит одно высказывание. Но, как показывают приведенные мной примеры, даже тем из нас, кто считает планирование важным, часто не помешала бы помощь в более реалистичном и эффективном подходе к этому процессу. К счастью, психологические исследования выявили некоторые из наиболее распространенных ошибок в планировании, а также эффективные стратегии для их преодоления.
Несмотря на распространенное убеждение в силе оптимизма, я и другие психологи на протяжении десятилетий исследований показывали, что для некоторых людей и в некоторых ситуациях более пессимистичные подходы оказываются эффективными. Защитный пессимизм — это стратегия, которая предполагает, что все пойдет не так (пессимистическая часть), и продумывание возможных проблем в конкретных деталях (защитная часть). Процесс «продумывания» часто помогает тревожным людям подготовиться к тому, что, по их мнению, может пойти не так, и в итоге они могут предпринимать небольшие, конкретные шаги, которые позволяют им оставаться вовлеченными в ситуации, вызывающие у них тревогу, что помогает им достигать своих целей.
Стратегия защитного пессимизма соответствуют результатам исследований, посвященных процессам постановки целей и планирования. За годы работы я изучила эти исследования насколько возможно подробно, и это помогло мне в разработке следующих советов по эффективному планированию.
Основные моменты
Оптимистичные планы часто терпят крах. Существует множество ловушек планирования, которых можно избежать, если вы будете более стратегически мыслить и учитывать возможные проблемы.
Начните с постановки четких целей. Разбейте абстрактные или расплывчатые цели на более мелкие, конкретные части.
Дайте себе возможность легко продвигаться вперед. Часто самое сложное — это начать, поэтому сделайте первые шаги плана легкими. Тогда у вас будет преимущество.
Запишите свой план, если это возможно. Опишите шаги на телефоне или на бумаге, чтобы снизить когнитивную нагрузку и подчеркнуть прогресс.
Подумайте о том, сколько времени действительно займет ваш план. Избегайте «ошибки планирования», представляя, что на самом деле потребуется на каждом шаге.
Получите обратную связь. Спросите кого-нибудь, кто вас знает и понимает, чего вы пытаетесь достичь, кажется ли ваш план реалистичным.
Предвидьте препятствия и составьте запасные планы. Спросите себя, что может встать на вашем пути, и имейте наготове альтернативные варианты действий.
Поставьте четкую цель
То, как вы представляете себе цели, влияет как на сложность планирования, так и на вероятность его успешного осуществления.
Цели можно формулировать по-разному. Когда я спрашиваю студентов о целях, их ответы различаются, но часто бывают расплывчатыми: «Я хочу преуспеть» или «Я хочу многому научиться». Абстрактные или общие цели могут вдохновлять: я испытываю приятное чувство удовлетворения, если заявляю, что моя цель — «быть хорошим человеком», или «достичь важных целей», или даже «сегодня убрать дом». Проблема абстрактных целей в том, что часто не совсем ясно, как их достичь. Проснувшись утром и прошептав себе: «Сегодня я буду продуктивным», я могу встать с постели, но затем реальность берет свое, и я сталкиваюсь с вопросом, что я на самом деле собираюсь делать. Точно так же, если моя цель на день сформулирована как «убрать дом», я могу почувствовать себя подавленным масштабом задачи и просто снова накрыться одеялом.
Когда я спрашиваю студентов, как именно они «многому научатся» на моих занятиях, они часто немного запинаются, прежде чем ответить что-то вроде: «Я прочитаю все материалы и буду посещать все занятия». Это хороший следующий шаг, потому что такие ответы на самом деле отражают более конкретные цели. Когда вы можете взять абстрактные, расплывчатые или общие цели и разбить их на более мелкие, конкретные и четкие части, планирование становится проще.
Итак, начнем с абстрактной цели и представим ее как конечную цель. Затем спланируем путь к этой цели. Какие припасы, приготовления и действия необходимы, чтобы добраться туда? Каждый ответ на этот вопрос становится задачей на пути к конечной цели.
Старайтесь ставить максимально конкретные цели и задачи. Вместо того чтобы говорить, «я посещу все занятия», лучше сказать: «проснусь в 7 утра, чтобы успеть собраться и позавтракать перед занятием в 8 утра». Так шаги, необходимые для достижения цели, то есть посещения одного занятия (и связанных с этим задач, сборов и завтрака), станут более понятны. Мне нужно поставить будильник (и, возможно, запасной), и постараться лечь спать достаточно рано накануне вечером, чтобы уменьшить стресс от занятия в 8 утра. Я могу подготовить одежду и подключить ноутбук, чтобы он был заряжен и готов к работе, а также положить протеиновый батончик в рюкзак на всякий случай.
Чем более конкретны и четки ваши цели, тем проще, как правило, планировать их достижение. В качестве бонуса, небольшие шаги, предпринимаемые неоднократно, с большей вероятностью превратятся в привычки. И как только это произойдет, нам больше не нужно будет планировать, мы просто будем действовать.
Легкое начало
Многие из нас получают заряд энергии от успеха на небольшом начальном этапе пути к цели, и это мотивирует нас продолжать. И наоборот, одним из препятствий для эффективного планирования может быть трудность мотивации действительно начать и продолжать следовать плану. Именно поэтому полезно сделать первые шаги плана особенно простыми. Если конечная цель — убрать дом, начните с чистки раковины в ванной. Хотя мысль о чистке раковины вряд ли вас вдохновит, вид сверкающей чистоты после завершения работы, скорее всего, доставит удовольствие. Тогда у вас будет больше шансов вдохновиться (или, по крайней мере, меньше расстраиваться) при мысли о переходе к следующей задаче.
Этот подход также может помочь вам использовать то, что психологи называют «эффектом Овсянкиной», названным в честь русского психолога, изучавшей неприятное чувство, которое люди испытывают, когда начинают что-то, но не доводят до конца. Это смутное, неприятное ощущение, что что-то не так, и способ облегчить это чувство — закончить начатое. Эффект возникает автоматически. Это означает, что вы можете использовать его, начиная план с небольших, легко выполнимых шагов, и, как только вы их завершите, эффект Овсянкиной поможет вам продолжить.
Запишите план
Создание письменной «карты» каждого шага делает их еще более конкретными и помогает предвидеть потенциальные препятствия. Это также снижает когнитивные усилия, связанные с постоянным запоминанием шагов. Кроме того, это позволяет испытать приятное удовлетворение от того, что вы отмечаете выполненные пункты по мере продвижения по плану.
Самое важное в письменном плане — это то, что он должен работать именно для вас. Простой список целей и шагов, необходимых для достижения, может отлично подойти. Я также экспериментирую с созданием планов, похожих на простые игровые поля, которые показывают путь к моим целям, просто чтобы добавить немного юмора. Некоторые предпочитают иметь планы на цифровых устройствах (их легко носить с собой); другие предпочитают бумагу, настенные доски или другие формы. Некоторые считают, что хорошо подходят наборы стикеров, которые можно переставлять или раскрашивать разными цветами. Возможно, потребуется некоторая практика, чтобы найти то, что лучше всего подходит именно вам и вашим целям.
Хотя некоторым людям составление планов кажется утомительным, я думаю, что преимущества, как правило, перевешивают затраты. Тем не менее есть и потенциальные подводные камни. Если вы разработаете настолько сложный план, что его поддержание потребует больших усилий, то можете почувствовать себя перегруженным. Важно оставаться гибким. Если перспектива записывать каждый шаг кажется слишком сложной, можно просто записать первый шаг. Выполните этот шаг и вычеркните его. Затем запишите второй шаг и так далее.
Подумайте о времени
Есть хорошо изученная тенденция, препятствующая эффективному планированию. Она называется «ошибкой планирования». Это распространенная склонность недооценивать время и усилия, необходимые для выполнения запланированного действия. Исследования показывают, что большинство из нас большую часть времени чрезмерно оптимистично оценивает необходимые затраты времени и усилий на выполнение плана. Это может означать, например, игнорирование времени, необходимого для сбора чистящих средств перед уборкой ванной комнаты, или планирование с учетом постоянной высокой энергии, игнорируя тот факт, что между выполнением отдельных задач может потребоваться отдых. Это своего рода чрезмерная самоуверенность, которая может привести к проблемам, просто из-за нехватки времени на выполнение плана.
Как ни удивительно, знание о проблеме планирования не всегда помогает ее предотвратить. Так что же действительно помогает? И здесь снова полезным может оказаться планирование небольших, конкретных шагов, поскольку вы можете осознать, что отстаете, еще на ранней стадии процесса, и у вас будет время внести коррективы.
Также может быть полезно представить себе каждый шаг вашего плана. Не стоит делать ускоренную, монтажную версию мысленной симуляции — это, скорее всего, усугубит проблему, поскольку все будет казаться проще и быстрее, чем в реальности. Вместо этого, насколько это возможно, прокручивайте мысленный фильм сцена за сценой, чтобы прояснить, что включает в себя каждый шаг, который вы планируете предпринять. Например, если вам нужно составить отчет на работе, этот фильм должен включать сбор файлов и другой необходимой информации, а не просто изображение того, как вы печатаете за столом. После того как вы представите шаги плана, вам может быть полезно записать, сколько времени, по вашему мнению, займет каждый сегмент или «сцена» в фильме.
Важность обратной связи
Интересно, что люди, как правило, не проявляют ошибку планирования, когда обсуждают планы других. Поэтому простой совет для более эффективного планирования — показать план другому человеку, который может быть менее предвзят при его оценке, чем вы.
Попросите их оценить, насколько реалистичны время и усилия на каждый этап. Затем внимательно прислушайтесь к отзывам и внесите соответствующие корректировки. Чем лучше этот человек знает вас и задачи, которые вы планируете выполнить, тем полезнее будет его обратная связь, и тем меньше вероятность того, что вам не хватит времени, энергии или других ресурсов, необходимых для реализации плана.
Разработайте запасной план
Настроившись оптимистично, многие составляют лишь один вариант плана, не учитывая потенциальные препятствия и непредвиденные обстоятельства. Но эффективное планирование включает в себя предвидение того, где и как могут возникнуть препятствия, и поиск альтернативных путей в случае их возникновения.
Спросите себя: «Что может пойти не так?» или «Что может мне помешать?» Подумайте о реальной жизни, а не о той версии, которую вы хотели бы видеть. Какова вероятность того, что коллеги или члены семьи внезапно потребуют вашего внимания, или что вы отвлечетесь, что возникнет другая срочная задача? В идеале, план Б должен включать альтернативные варианты действий для каждого этапа основного плана. Ваш мысленный сценарий тоже может помочь: представляя, например, написание отчета на работе, вы можете предположить, что, если коллега будет рядом, он заглянет к вам за стол поболтать, поэтому вы можете отрепетировать, что нужно сказать, чтобы вежливо отреагировать, или найти конференц-зал для работы.
Чем важнее цель, тем больше следует думать о наличии запасных планов, вариантов, к которым вы сможете перейти, если один или несколько ключевых шагов не удастся выполнить. Когда у вас уже есть запланированные альтернативные шаги, вы можете более гибко реагировать на любые жизненные обстоятельства.
Помните, кто вы есть
Для действительно эффективного планирования необходимо знать себя, и это, пожалуй, самая сложная часть. Если ваш план по поддержанию физической формы включает ежедневные пробежки, а вы ненавидите бег, то даже самый детально разработанный план, скорее всего, столкнется с огромным препятствием в виде сопротивления. Это не значит, что достичь цели таким способом невозможно; просто с самого начала обстоятельства складываются против вас.
Наиболее эффективные планы учитывают сильные и слабые стороны, черты характера, предпочтения, ресурсы и интересы. Если план требует времени, которое вы не выделили, предполагает использование навыков, которых вы еще не приобрели, или противоречит другим целям, которые вы преследуете одновременно, он вряд ли преодолеет первое препятствие.
Познать себя непросто: мы часто нереалистично оцениваем свои привычки и склонности. Но и здесь общение с другими людьми при разработке планов может компенсировать потенциальные «слепые пятна». Друзья, члены семьи или коллеги, которые хорошо вас знают, могут помочь вам скорректировать как цели, которые вы ставите перед собой, так и планы по их достижению. Когда вы просите других людей дать обратную связь, разрешите им упомянуть ваши слабости, не опасаясь вас обидеть, иначе они могут ответить нечестно. Не менее важно помнить о том, чтобы не занимать оборонительную позицию. Если кто-то указывает на вашу склонность к отвлечению, сомневается, хватит ли у вас энергии, чтобы сделать все запланированное в отведенное время, или указывает на какие-либо другие ограничения, возможно, именно это вам и нужно услышать, чтобы соответствующим образом скорректировать план.
Заключение
В целом, эффективное и реалистичное планирование требует конкретизации того, чего вы пытаетесь достичь, определяя не только то, что вы собираетесь сделать, но и как вы этого добьетесь. Планируйте небольшими шагами и используйте воображение, чтобы учесть время и усилия, которые потребуются, а также предвидеть потенциальные препятствия. Составьте запасные планы. Спросите людей, которые вас знают и понимают, чего вы пытаетесь достичь, чтобы оставаться реалистичным. Старайтесь быть честными в отношении своих собственных склонностей. Все это поможет вам создать более реалистичный план – и тогда вы будете на верном пути.
Сообщение Защитный пессимизм: как встроить в планы возможный провал появились сначала на Идеономика – Умные о главном.
