Съесть слона по частям: как и зачем составлять чек-лист От запуска продукта до управления сложным проектом: чек-лист — вот инструмент, который выручает многих. Сложность системы приводит к тому, что мы не можем полагаться только на свою память, чтобы знать, что и когда делать. Проверочный список — это эффективный инструмент, позволяющий перебросить часть когнитивной нагрузки на стороннего помощника. Вот почему они повсюду: от контрольного списка
Сообщение Съесть слона по частям: как и зачем составлять чек-лист появились сначала на Идеономика – Умные о главном.
От запуска продукта до управления сложным проектом: чек-лист — вот инструмент, который выручает многих.
Сложность системы приводит к тому, что мы не можем полагаться только на свою память, чтобы знать, что и когда делать. Проверочный список — это эффективный инструмент, позволяющий перебросить часть когнитивной нагрузки на стороннего помощника.
Вот почему они повсюду: от контрольного списка вопросов хирургической безопасности Всемирной организации здравоохранения до предполетной подготовки и более обыденных чек-листов при планировании мероприятия. С помощью чек-листов мы покупаем продукты, управляем бизнесом и проводим сложные операции.
Посмотрим на увлекательную историю контрольных списков и узнаем, как можно разработать собственный, чтобы повысить эффективность, точность и (что, пожалуй, важнее всего) душевное спокойствие в личных и профессиональных проектах.
Помощь в сложном деле
Нет сомнений в том, что доктора и космонавты — неглупые люди. Однако в повседневной работе они в значительной степени полагаются на списки. Сколько бы опыта мы ни накопили, мы все равно остаемся людьми. Можно совершить ошибку в самых простых вещах. Именно контрольный список помогает защитить нас от досадных оплошностей.
Так, например, в 2018 году, прямо во время операции на мозге, кенийские врачи поняли, что в мозге пациента нет тромба. Они оперировали не того человека. Люди в социальных сетях выразили негодование по поводу ужасающей путаницы, которую можно было предотвратить, просто проверив идентификационную карточку пациента.
Эта простая задача входит в контрольный список хирургической безопасности Всемирной организации здравоохранения, состоящий из 19 пунктов. Его создали под руководством американского хирурга и исследователя в области общественного здравоохранения Атула Гаванде, чтобы предотвратить такие пугающие ошибки, которые были допущены во время операции в Кении.
В нем перечислены простые, но важные пункты, которые необходимо проверить в течение трех этапов операции. Например: «подтвердить личность пациента», «подтвердить процедуру и место разреза» или «подтвердить все известные аллергические реакции».
«Порой нам кажется, что пользоваться контрольными списками — это ниже нашего достоинства, словно это стыдно», — пишет Атул Гаванде в книге «Манифест контрольных списков». Однако системы, в которых нам приходится работать, стали настолько сложными, что было бы глупо полагаться только на память и ожидать, что мы будем работать наилучшим образом.
В 1935 году самолет Boeing новой модели разбился во время демонстрационного полета, в результате чего погибли два члена экипажа. Этот инцидент привел к созданию первого официального контрольного списка. Из-за появления новых технологий, которые пилот должен был использовать во время взлета, полета и посадки, стало невозможным запомнить все сложные шаги, связанные с безопасным управлением самолетом.
С тех пор контрольный список стал повсеместным явлением, и не зря: это надежный инструмент, позволяющий уверенно ориентироваться в сложных ситуациях. Во время космической миссии с высадкой на Луну в 1969 году контрольные списки были настолько важны, что астронавт «Аполлона-11» Майкл Коллинз назвал их «четвертым членом экипажа». Каждый астронавт потратил тогда более ста часов на ознакомление с индивидуальными чек-листами, а контрольный список операций по запуску состоял из более чем ста страниц.
Высокая эффективность
Чек-лист может показаться простым инструментом, но при правильном использовании он чрезвычайно эффективен. Вот несколько примеров:
Выпуск лучшего продукта. В 1999 году компания Apple создала внутренний контрольный список под названием ANPP — сокращение от Apple New Product Process. Это подробный регламент, в котором пошагово изложен секретный рецепт. Apple использует его для разработки, создания прототипа и запуска любого нового продукта.
Более взвешенное решение. Многие успешные инвесторы используют контрольные списки, чтобы решить, стоит ли делать ставку на ту или иную компанию. Они основываются на достоверных данных, потенциале рынка, квалификации предпринимателя, а также на предыдущих неудачах, с которыми сталкивался венчурный фонд.
Отличная работа. Контрольный список — это еще и способ убедиться в том, что все находятся на одной волне и будут работать наилучшим образом. Хард-рок группа Van Halen включила в контракт пункт, согласно которому организаторы концерта должны поставить за кулисами миску с конфетами M&Ms, убрав из нее коричневые. Это может показаться глупым требованием, но на самом деле конфеты использовались в качестве индикатора того, прочитали ли организаторы весь контрольный список и готовы ли к шоу.
Как же составить контрольный список, который будет работать на вас?
Идеальный чек-лист
Во-первых, важно уточнить, что чек-лист — это не список дел. Если список дел — это перечень задач, которые нужно выполнить, причем в произвольном порядке и без какой-либо общей цели, то контрольный список — это четко определенный список условий, которые нужно отметить как выполненные, чтобы завершить сложную задачу.
Вы можете составить контрольный список для запуска продукта, уборки дома или покупки нового автомобиля — любой задачи, состоящей из нескольких важных частей. Если перед вами достаточно сложная задача и нужно устроить когнитивную разгрузку с помощью чек-листа, просто сделайте эти три шага:
Четко определите цель. Не создавайте список дел. Вместо этого отталкивайтесь от общей цели и обязательно перечислите все необходимые условия, прежде чем приступать к работе.
Пусть это будет одна страница. По мнению Атула Гаванде, идеальное количество страниц, которое должно быть в чек-листе, — всего одна. Да, космонавты могут использовать более длинные, но я позволю себе предположить, что вы не космонавт. Короче — значит лучше. Это снизит когнитивную нагрузку и сделает ваш контрольный список гораздо более эффективным.
Дополнительно можно добавить ответственных и сроки. Если это коллективный контрольный список и вы работаете в команде, может быть полезно связать каждый пункт с человеком, который за него отвечает, и сроком выполнения. Это поможет вам и команде легко пройти контрольный список и убедиться, что каждый знает, над чем ему предстоит работать.
Главная задача — это перенести процессы мозга на внешний носитель. Это позволяет совершать меньше ошибок и снижает уровень стресса. Как только вы привыкните, то увидите, насколько полезными могут быть контрольные списки во всех сферах жизни.
В следующий раз, когда у вас будет большой проект, составьте контрольный список. Совместный контрольный список для всей команды будет еще более эффективным.
Сообщение Съесть слона по частям: как и зачем составлять чек-лист появились сначала на Идеономика – Умные о главном.
