Вы конечно знаете подобные ситуации: например, вы обещали закончить отчет к четвергу, уверяли супруга, что будете готовы «через пять минут», или уверенно планировали встречи с нулевым запасом времени между ними. Затем реальность настигает вас, сроки пролетают, и вы удивляетесь, почему так плохо оцениваете время.
Дело здесь не в неумении планировать. Большинство людей склонны систематически недооценивать время, затраты и риски будущих действий, переоценивая при этом их выгоды. Это «ошибка планирования», впервые описанная психологами Даниелем Канеманом и Амосом Тверски.
Ошибки времени
Ошибка планирования — это больше, чем просто неумение распределять свое время. Представьте, времени в обрез, но вам действительно нужно написать электронное письмо коллеге. Вы быстро прикидываете, что это недолго, поэтому садитесь и начинаете печатать. Увы, это занимает гораздо больше времени, чем вы думали, и теперь вы безнадежно опаздываете. Почему так происходит?
Скорее всего, вы представили себя печатающим сообщение, возможно, просматривающим его разок и нажимающим «отправить». Проблема в том, что при планировании вы фокусируетесь на самой задаче, игнорируя бесчисленные мелкие помехи, прерывания и осложнения, которые неизбежно возникают, пока вы пытаетесь ее закончить. Поэтому вы не учитываете три других срочных письма, которые придут в процессе, или необходимость поиска некоторых конкретных цифр, на которые нужно сослаться.
Ошибка планирования также объясняет, почему крупные проекты, от ремонта домов до запуска программного обеспечения или строительных проектов, постоянно выходят за рамки бюджета и отстают от графика. Сиднейский оперный театр должен был быть достроен в 1963 году и оценивался в 7 миллионов долларов. Он был достроен в 1973 году за 102 миллиона. Новый аэропорт Берлина должен был открыться в 2011 году с бюджетом в 2 миллиарда евро. Но открылся в 2020 году и стоил более 6 миллиардов евро. И так далее.
Частично причина в том, что увлеченный человек делает оптимистичные оценки, которые учитываются другими и быстро умножаются, чтобы создает совершенно нереалистичные ожидания. Проблема часто усугубляется ошибкой невозвратных затрат, когда мы отказываемся признавать неудачу: расходы растут и задержки накапливаются, а мы вкладываем больше времени и денег в проект.
Как избежать ошибки планирования
Ошибка планирования может быть очень дорогостоящей, не только с точки зрения денег. Пропущенные сроки портят репутацию и разрушают доверие ваших коллег, клиентов и близких. Плохое планирование съедает время и ресурсы, а другие возможности ускользают от вас. А когда каждая задача занимает больше времени, чем ожидалось, вы будете постоянно догонять, что создает ненужный стресс и может иметь последствия для здоровья.
Что же делать? Вот несколько стратегий, основанных на исследованиях в области психологии и менеджмента, которые могут вам помочь.
Узнайте больше о себе. Вместо того чтобы воображать задачу, используйте данные. Даниель Канеман и Дэн Ловалло различали «взгляд изнутри» (фокусирование на конкретной текущей задаче) и «взгляд снаружи» (рассмотрение того, что происходило в аналогичных случаях) и рекомендовали использовать второй подход для лучших прогнозов. Как вы думаете, сколько времени требуется другим для выполнения аналогичных задач? Почему вы думаете, что сделаете быстрее? Вспомните, когда вы в последний раз выполняли похожую задачу. Сколько времени это заняло? Лучше всего это работает, если вы ведете реальные заметки (подойдет простая записная книжка, но, если хотите, используйте электронную таблицу). Например, прежде чем оценивать, сколько времени вам нужно на подготовку следующей презентации, просмотрите заметки о последних трех презентациях. Обязательно учитывайте не только время написания, но и исследования, правки и форматирование.
Добавляйте запас времени в процентах. Добавить время в запас — это отличная идея, однако «немного дополнительного времени» обычно не хватает. Исследования в области психологии показывают, что люди систематически существенно недооценивают длительность задачи. Одно из правил, помогающих оставаться реалистом, — это добавлять проценты вместо фиксированных временных периодов. Добавьте 25% к своей оценке (вместо 10 минут). Если вам все равно понадобится больше, добавьте 50% в следующий раз. Если у вас останется дополнительное время, немного уменьшите его в следующий раз. Не расстраивайтесь, если в итоге вы добавите 150% или больше. Мы действительно настолько плохо оцениваем длительность.
Разбейте задачи на этапы. Оценки для больших, сложных задач особенно подвержены ошибке планирования, поскольку они включают много неизвестных. Разбейте большие проекты на мелкие, более предсказуемые этапы и оцените длительность каждого из них. Легче оценить «получить данные о продажах за последний квартал», чем «заполнить отчет подразделения».
Планируйте в обратном порядке. Начните с фактического крайнего срока и двигайтесь в обратном порядке, шаг за шагом, используя оценки предыдущих задач и запаса времени на каждую. Запланируйте фактическую работу в своем календаре. Затем добавьте больше времени, чтобы избежать стресса. Вы ведь не хотите закончить задачу в последнюю минуту?
Ставьте цели правильно. Расплывчатые обязательства, как и слишком категоричные цели, редко работают. Вместо этого создавайте конкретные планы «когда-тогда» для каждой задачи: «Во вторник, 9 утра, я потрачу 30 минут на описание предложения». «Как только у меня будут данные о продажах, я создам графики на квартал». Психологи Питер Гольвитцер и Аня Ахтцигер, среди прочих, показали, что этот простой трюк на удивление эффективен.
Преимущества реалистичного подхода
Когда вы научитесь делать более точные оценки времени, то будете испытывать меньше стресса, выполнять работу качественно и пользоваться репутацией надежного человека. Как это ни парадоксально, вы также сэкономите время. Если каждая задача последовательно выполняется вовремя, вы никогда не будете перегружены. Вы сохраните время и силы, необходимые для творческой работы.
В следующий раз, когда вы поймаете себя на мысли «это займет пару минут», остановитесь и вспомните ошибку планирования. Однако смысл не в том, чтобы стать пессимистом относительно своих возможностей. Смысл в том, чтобы верно оценивать сложности реального мира. Ваше будущее «я» скажет спасибо.
Сообщение Не пять минут: как выбраться из ловушки времени появились сначала на Идеономика – Умные о главном.